ビジネスの常識を身につけたら怖いものなし！ Ｖｏｌ．５
こんにちは。
メディカルキュービックの濱田です。
本日も前回に引き続き、電話のときのマナーです。
もう、３回目になりました。
今回は応用編パート２です。
電話を受けて指名された担当者が、電話に出られない状況の場合の伝え方です。
伝え方によっては、相手に不快な印象を与えますよね。
＊ 接客中の場合
「あいにく○○は、ただいま席をはずしております。お急ぎのご用事でしょうか。」
＊ 外出中の場合
「申し訳ございません。ただいま○○は外出しております。△時に戻る予定です。戻り次第、折り返し連絡を差し上げるということでよろしいでしょうか。」
！！いつ戻る予定であるかを伝えることが必要です！！
＊ 出張中の場合
「あいにく○○は△月△日まで出張しております。△日には通常通り出社の予定になっております。折り返し連絡を差し上げるよう伝えますが、いかがでしょうか。」
＊ 遅刻の場合
「本日○○は立ち寄りがございまして、△時には出社の予定です。出社しましたら、折り返し連絡を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか。」
！！出社時間を予定より、やや遅めの時間を告げるほうが無難です！！
＊ 休暇中の場合
「申し訳ございません。本日はお休みを頂いております。△日には通常通り出社予定になっております。折り返し連絡を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか。」
いずれも、こちらから折り返し連絡をすることと、電話に出られない社員の予定を把握していることがポイントです。連絡をしてくださった方に「一報入れて良かった。」と思われる対応が出来ると良いですよね。
臨床で働く看護師の場合、対応にちょっと工夫が必要かも知れませんね。ですが、外部の方から電話があったときなどは、不在であることだけでなく、予定と連絡方法くらいは伝えられると良いですね。
「申し訳ございません。あいにく師長の○○は本日お休みを頂いております。△日には通常通り出勤の予定になっております。お電話があったことお伝えしますが、お急ぎのご用事でしょうか。」または「本日、病棟責任者の○○はおりますが、いかがいたしましょうか。」などなど、基本をおさえてバリエーションは考えられますね。
まずは、シュミレーションをしてみるというのはいかがでしょうか。
投稿者 Medical-CUBIC : September 25,2006 4:59